Caso de estudioCoordinador de Operaciones
Dirigir una operación con indicadores — Ceinfes (2017–2018)
Tres áreas que funcionaban por separado convertidas en un solo flujo, observable con indicadores y dirigido con evidencia ante la junta directiva.
- KPIs
- VBA
- BPMN · Bizagi
- Kanban · Scrum
En cifras
100+
colegios atendidos al año
~40
personas en tres frentes
~250
hojas digitalizadas por jornada
Contexto
Ceinfes aplicaba simulacros de pruebas a más de 100 colegios al año. Profesores, materiales, exámenes, transporte e información tenían que estar en cada institución en el momento exacto: llegar antes complicaba la custodia; llegar tarde comprometía la aplicación.
El reto
Hacer que programación, digitalización y logística dejaran de operar como unidades independientes y funcionaran como un solo sistema que se pudiera ver, anticipar y dirigir.
Cómo lo hice
KPIs como medidores a lo largo del flujo
Monté indicadores para programación, logística y digitalización, cada uno con su número del día: demanda por atender, recursos confirmados, material entregado, pruebas recibidas y pendiente de digitalizar. Los intermedios eran los que servían: avisaban antes de que un colegio sintiera el retraso.
Una definición compartida por métrica
«Entrega completa» o «registro validado» tenían que significar lo mismo para todos, y cada KPI debía poder recorrerse hasta el colegio, el lote o la fecha que lo producían. Si no, la reunión se gasta en discutir el número.
La digitalización como línea de producción
Traté la digitalización como un problema de balanceo de líneas: dos estaciones de escaneo, unas 250 hojas por jornada y cerca de un 10 % de captura manual. La capacidad efectiva no era la de los escáneres, sino la de la estación de validación, y esa era la que había que proteger.
De una memoria personal a una regla
La asignación de profesores a colegios se hacía a mano en Google Calendar. Diseñé una macro en VBA que la optimizaba con restricciones explícitas —disponibilidad, competencia, ubicación, ventana del colegio— y el conocimiento pasó de una persona a una regla que el equipo podía ejecutar y discutir.
La junta directiva, cada viernes
Presenté por primera vez informes semanales a la junta directiva: una síntesis ejecutiva con una base trazable detrás. De ellos salieron incentivos, mejores condiciones laborales y el rediseño de puestos, procesos y software. También lideré la transición a gestión por procesos con BPMN, Kanban y Scrum.
Impacto
- Tres áreas convertidas en un solo flujo, con KPIs diarios para más de 100 colegios al año.
- La programación pasó de depender de la memoria de una persona a reglas explícitas en una macro en VBA.
- Informes semanales a la junta directiva que terminaron en programas de incentivos y en el rediseño de puestos, procesos y software.
- Gestión por procesos con Kanban y Scrum, y un primer gobierno del acceso a los resultados de los estudiantes.
Inglopres me enseñó a estructurar una operación; Ceinfes me enseñó a dirigirla mediante información.